給創業者的便利貼:先吃那隻青蛙

作者介紹:

本文作者是張永錫先生,目前是時間管理講師。曾向美國時間管理大師David Allen學習GTD(Getting Things Done)時間管理系統,已經於兩岸舉行40多屆時間管理公開班,並為騰訊、聯發科、Google中國與北京清華大學MBA等知名企業與學術機構提供時間管理培訓。

昨天在Facebook上頭,請教了創業者一個問題:「您曾經遭逢哪些時間管理的問題或痛苦?」結果,立刻有一位Cony提問。

她的問題是:不知道什麼要先做、什麼可以晚做、該做、不該做……,時間點的拿捏也是問題。

這個問題相當好,其實我們手上總有一堆事情,或許也有足夠的時間,但卻不知道如何安排時間來做好這些事?

對於這個問題,我的建議是「列下行動清單」、「先吃掉那隻青蛙」(註)。

有一句話是「好記性,不如爛筆頭」,把事情放在頭腦裡面,往往無法評估事情的輕重緩急。當自己對於做哪件事情沒有把握的時候,請先拿一張紙或打開電腦的文書編輯軟體,把腦袋中的事情,全部寫下可以執行的行動。

「列下行動清單」,這是第一步。

今天最重要的事情,就是青蛙。

列完清單後,思考一下,清單中有哪件事「今天完成的價值最高」?雖然很多事情看起來都很急迫,但必須有所取捨。之後,再選擇最有價值的事情來做。而選出今天最重要的事情來執行,我們稱為「先吃掉那隻青蛙」。

找出青蛙後,接著就是Cony提到的「時間點的拿捏」。

如果沒有其他的考量,那應該用自己最有精力的黃金時間來吃青蛙。青蛙通常是困難的事情,用最有效率的時間來面對青蛙,才能事半功倍。

如果時間點的拿捏是關鍵,我會為吃青蛙的時間留出足夠的前置時間及後置時間。舉個例子,如果今天下午Cony的青蛙是要拜訪一個重要客戶,我會建議Cony提早到達會晤地點,以最好的準備和最棒的精氣神來因應與面對。

這是因為我們常常會低估了吃青蛙需要的時間,以及所需的精力。既然這是今天最重要的事情,就值得花較多的時間及精力去面對。

備註:「吃青蛙」的這個比喻,出自美國激勵作家博恩.崔西的作品想成功,先吃了那隻青蛙:博恩.崔西提升個人效力21個技巧》。繁體中文版,由智富出版社出版。

★ 本文特色圖片來源:pixabay

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