建立完整的紀律及打動人心的團隊願景

作者介紹:

本文作者是張永錫先生,目前是時間管理講師。曾向美國時間管理大師David Allen學習GTD(Getting Things Done)時間管理系統,已經於兩岸舉行40多屆時間管理公開班,並為騰訊、聯發科、Google中國與北京清華大學MBA等知名企業與學術機構提供時間管理培訓。

前天一整天是拜訪客戶的行程,從臺中到臺北,很巧的是都和協同工作有關。

◆ 到A客戶處傾聽他用Trello管理公司200位同仁的經驗,讓主管能夠便於管理專案與承諾。

◆ 到B客戶處討論課程,目的是幫助團隊用asana.com平台建立每日行動計劃,讓同仁工作能夠更加專注於重要的事情。

◆ 和C團隊討論八月底要到深圳舉辦研習會,使用tower.im放置工作事項及文件。

◆ 和D朋友討論未來公司要引導入的協作工具……

所謂的「協同作業」,其實是最近非常熱門的工作模式,自從LINE、微信大量普及,人們普遍接受一面工作、一面對話的方式。然而,這些便利的現象背後也開始衍生問題:

◆ 這些社交的對話,真的就能讓工作的品質變好嗎?

◆ 使用TrelloAsanaTower.im等服務,就能讓團隊任務推進,成為更棒的團隊嗎?

好像不全然是這樣,我在回程的高鐵上細細思索,用這些協同作業服務,是為了貫徹以下三件事情:Focus(專注)、Commitment(承諾)與Vision(願景)。而領導者的責任,主要在於「建立完整的紀律及打動人心的團隊願景」。

1. Focus

團隊必須建立幾個好習慣,才能專注(Focus)工作。主管及同仁要能每天清空收件匣,找出每天最重要的事情(青蛙),並經由早上小組開會溝通,相互協助合作,之後團隊就開始專注工作。

唯有把今天的工作都放在一起,才能從中找到最重要的事情;也唯有在團隊中溝通,彼此知道各自覺得重要的事情,才能夠把團隊任務順利向前推進。

每一個同仁,都需要大段專注的時間,才能吃下每天的青蛙,這也是主管要努力保護的珍貴時間。

2. Commitment

在工作的領域,承諾(Commitment)很重要,一個人做事情能要讓他人信任,就必須管理好自己做出的承諾。

在客戶的公司中,老總正為著一位主管煩惱,這位主管總是在LINE群組中輕易發言,承攬工作上的事情,看似擁有社交上的好人緣。但是卻不在公司的協同作業系統中建立新的任務。人家問他事情做得如何,他常常就說「啊,我忘記了。」

這就是不能信守工作的承諾(Commitment) 職場上,認真看好每一份文件,專注推動每天的任務,定期檢視及盤點自己手上所有的工作,這些都是很重要的習慣,唯有這樣,才能作一個說到做到的人。

3. Vision

只有遠大目標而沒有具體行動無異於做白日夢,但只有具體行動卻沒有明確目標則是無用的勞作,唯有同時擁有目標和行動才是世界的希望。

英格蘭西薩塞克斯郡奇徹斯特教堂 1730

當一個主管,一個團隊能把Focus及Commitment深植於團隊文化中,這個團隊已經擁有很強的戰鬥力了。但是為了讓優秀的員工能夠獨立運作、發揮創意,主管必須建立願景。

我自己的願景是「影響一百萬人,成為追求幸福的行動家」,後來有一位幸福行動家,她叫沁沁,是個年輕牙醫師。她說了一段話,「我要做最好的牙醫。」後來琢磨,一個人做,只能治好一群人,影響力有限,所以要幫助更多的牙醫,從而影響和幫助到更多的患者。

「幫助更多的牙醫」,就是沁沁的願景,而這個願景是沁沁則是受到我的願景「影響一百萬人,成為追求幸福的行動家」之影響。

這件事讓我發現,有了願景,因而讓沁沁變得不同。如果我能影響許多像是沁沁這樣的年輕人,這將會把個人及團隊帶到不同層次的目的地。

主管建立了願景,那是一回事,同仁能夠被願景感動,落實在日常工作中,甚至建立自己的願景,那才是不簡單的事情。如此一來,優秀的員工才能做到自我的管理。

結語:

身為一個創業者,必須常常問自己這三個問題:

◆ 我們夠專注嗎?能否把今天的時間作最好的運用,幫助團隊把時間作最好的運用。

◆ 我們信守承諾嗎?對自己、對客戶、對家人的承諾能否建立良好工作習慣並管理好。

◆ 我們擁有感動人心的願景嗎?現代的年輕人,不喜歡繁瑣的領導,卻容易被偉大的願景所激勵,在這一點上,我們深思過嗎?

引進優秀的協同作業服務,讓公司同仁快速上手,工作得以向前推進,不過只是協同作業的起點。要能夠做到Focus(專注)、Commitment(承諾)與Vision(願景),建立完整的紀律及打動人心的團隊願景,才是真正的目的。

這條路很長,讓我們繼續前進吧…

 

★ 延伸閱讀:《斉藤式高速仕事術》:高效工作者,每天寫1200字

★ 本文特色圖片來源:pixabay

★ 責任編輯:Vista Cheng

相關文章

;