GTD自然計畫模式:以去餐館吃飯為例

GTD

作者介紹:

本文作者是張永錫先生,目前是時間管理講師。曾向美國時間管理大師大衛.艾倫(David Allen)學習GTD(Getting Things Done)時間管理系統,已經於兩岸舉行40多屆時間管理公開班,並為騰訊、聯發科、Google中國與北京清華大學MBA等知名企業與學術機構提供時間管理培訓。

感謝張永錫授權TeSA轉載分享,特此鳴謝。

今天要藉著規劃一個簡單的「去餐館吃飯」的任務,來學習GTD(Getting Things Done)的自然計畫模式(Natural Planning Model),我們這就開始吧!

自然規劃模式分成五個階段,介紹如下:

  1. 界定目標和原則。
  2. 想像期待結果。
  3. 腦力激盪。
  4. 組織。
  5. 找出下一步行動。

接著,我們就開始分別一個個階段來進行討論。

1. 界定目標和原則

首先問問自己「為什麼要上餐館吃飯」,答案可能是:

  • 肚子餓了。
  • 和朋友、同事聯絡感情。
  • 慶祝特別的日子(生日、結婚紀念日)。
  • 談戀愛的約會。

想一想我們立刻可以確認目標是「和同事聯絡感情」,這次是要邀請我的好朋友大志共進午餐。而要考量哪些原則呢?不僅要思考自己的立場,也要顧及大志的想法。

  • 是否素食?或有其他特殊的飲食習慣?
  • 價位。
  • 食物品質。
  • 服務水準。
  • 交通便利性。
  • 有無停車場?

經過這個過程,我們會發現,原來我們做事情並不夠仔細,常常沒有設定目標,也沒有仔細想過自己的原則,導致任務設計不夠精細,當然容易出問題,接下來,來看看第二個階段。

2. 想像期望成果Focus

在這個階段,我們要想像出一個畫面,以這個例子,就想想想自己和大志用餐的可能情境。

在漢堡店邊吃邊聊?還是去美景湖畔餐廳吃Buffet,兩人吃個痛快呢?或者找一家廣東菜館品嚐好菜,大志讚不絕口。也許一起去吃麻辣火鍋,一起辣個過癮!

這個角度是思考用餐的餐廳,想像整個計畫如何被完美成功地達成,除此之外,我們可以想想另外幾個角度:好比想像聚餐當天的整個情境,想像和大志聊得賓主盡歡的景象,捕捉這個「完美」畫面達成的各種因素(喝點小酒,傾聽大志吐苦水,送給大志小禮物等)。有了明確的期望結果,便能專注地思考需要哪些因素,進入充滿靈感的腦力激盪模式。

3. 腦力激盪

有了和大志聚餐的「完美」畫面,腦袋就開始動了起來,許多問題便跳了出來。

  • 幾點出門?
  • 餐廳今天有營業嗎?
  • 天氣如何?
  • 需要事前訂位?
  • 該換套不同的衣服?
  • 汽車的汽油足夠嗎?是否需要再加油?
  • 今天肚子很餓嗎?要不要約晚一點呢?

這些如何完成「完美」畫面的靈感就跑了出來,這時先不要管靈感的品質,先求數量,也不要想要組織整理(下一階段就是組織),可以運用Mind Map(臺灣稱為心智圖,對岸稱為思維導圖)、即可貼、白板和電腦等工具把這些點子記錄下來。

4. 組織

接下來就是要組織這些靈感,這有助於我們對這件事情的了解,並決定下一步行動,組織有三個面向:

  • 構成要素:可以把大計畫拆分成幾個小計畫。
    • 時間規劃:幾點出門?何時抵達餐廳?要不要晚點吃?
    • 事前準備:先去加油?事前訂位?看天氣預報?決定衣著?查餐廳地址?電話?
    • 費用:預計花費多少?
  • 優先次序:想想最重要的問題是什麼,在這個計畫中,「大志願意接受我的邀約嘛?」是最重要的事情,優先處理最重要的事情。
  • 事情的前後關係:一件件依照次序來做,目前想到有三件。
    • 打給大志,確認他是否接受邀請?
    • 確認廣東菜館中午開門的營業時間。
    • 換衣服。

這個階段可以加入一些工具來協助自己規劃,之前提到Mind Map是好工具,也可以列一張清單,整理一份大綱格式的檔案,在軟體中開設一個專案打入內容,複雜的任務甚至用到甘特圖、MS Project等專業的軟體。

通常在這個階段,我們寫下一些關鍵問題,會讓我們找到更多幫助計畫成功的其他問題,盡量力求詳盡、完整規劃。

5. 下一步行動?

因此「去餐館吃飯」的這個任務,下一步行動就是「打給大志,確認他接受邀請」。

如果到了這個階段還無法回答這個問題,那是因為前四階段思考還不夠深入,再回到前面幾個階段一一思考即可。

為何GTD自然計畫模式很棒?

因為他和我們直覺思考問題的方式非常接近,但是把每一個階段的步驟都明確下來,只要一步步做,就能夠規劃出下一步行動。

這樣的模式可以來規劃很多任務,例如:

  • 新產品發表會的規劃。
  • 籌備新公司。
  • 討論今年尾牙活動。
  • 舉辦一個員工攝影比賽。
  • 八月底的兩場研習會該如何辦?

只要想好目標,想像一個「完美」的結局,腦力激盪出大量的創意,組織創意,找到實現計畫的下一步行動,就可以開始推展我們的任務了,就這麼簡單。

好了,大志,我們去吃飯吧!

備註:這個例子引用自GTD(Getting Things Done)的原著,我只是稍微改動一下,讓大家用很短的篇幅,就可以了解GTD的自然計畫模式的運作。

 

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★ 本文特色圖片來源:pixabay

★ 責任編輯:Vista Cheng

 

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