【TeSA 實戰研討】創業者的時間管理入門:追求行雲流水的境界

作者介紹:

本文作者是曾元譆先生(Yuan-Xi),目前任職於蘋果優質經銷商 [i]Store 的教育訓練副理。曾長達四年擔任 Apple 臺灣區域特約講師,主要針對全臺蘋果經銷商的銷售人員進行培訓,也活躍於 Apple 使用者社群的聚會。對時間管理有興趣,常參與推廣時間管理的活動,現在是 TeSA 論壇數位生活板的板主之一,同時也是 OmniFocus 華人使用者俱樂部社團的管理員。

感謝曾元譆授權TeSA轉載分享,特此鳴謝。

永錫認識的過程,是一開始從他的部落格接觸到 GTD ,一段時間後在 TaipeiMac 聚會中才真的見到面,之後就維持著關係,在網路上討論著 Apple 平臺上的提升效率工具、新興網路平台的應用等。

FAST永錫這幾年推廣的時間管理技巧,是一個針對把工作妥善完成的方法及工具,把 FAST 技巧當作 GTD 入門非常適合,所以也在這篇文章推薦給大家。

補充:現在有了【TeSA 實戰研討】創業者的時間管理入門班(第二期)

F-Frog

為什麼常在時間管理的文章中看到青蛙?
這個比喻是來自《想成功,先吃了那隻青蛙》一書(已絕版=.=)。作者的比喻,則是因為馬克吐溫留下的一句話:

假如你每天早上的第一件事就是生吃一隻青蛙,接下來的一天就會過得比較順利,因為你很清楚這可能是一整天之中最糟的事情了。
–馬克吐溫

在這裡依據書中兩個重要的概念,提供我們判斷工作的重要性:

第一:假如你必須吃掉兩隻青蛙,就先吃比較大、醜的那隻。

所以永錫建議,每天把所有的工作事項列出來,從中選擇較難的工作,來當作今天的青蛙,等你完成困難工作,其他的工作也都相對都輕鬆了。

哪麼選好今天的青蛙後該怎麼辦呢?

第二:若你得生吃一隻青蛙,只看著它是沒有意義的。

不斷地盯著不想開始的重要工作,除非是在思考如何進行,否則一點幫助也沒有。

A-Action
一整隻青蛙要生吞太困難,所以要分解成小塊。很多事情想一次就好,想一次就要決定下一步是什麼?

下一步行動可以是很簡單的動作。永錫舉例可以英文文法的概念,將工作描述使用:<我+動詞+關鍵人物+關鍵資訊> 來清楚說明。千萬不要覺得每個工作都好渺小,做這些事好像沒什麼用,因為想好如何進行工作後,就不用重複花時間在思考如何做。

另外,除了把大隻青蛙分解之外,總有些工作,未來會變成生活中的青蛙(重要卻不緊急的工作)?

因為,許多重要事項在還是「蝌蚪」階段(個人非常喜歡這個比喻)的時候沒有被處理掉,當有一天,截止時間到了、主管詢問了、事情變動了,這些蝌蚪們便會成為圍繞你的青蛙。

如果找出每天的青蛙,也試著吃掉一些可進行的蝌蚪,那麼就把其他今天「沒有要處理的工作」全都隱藏起來吧!

反正看著滿滿的工作清單,今天也沒有時間去碰不是?瑣碎的事情永遠都會在,但我們可以選擇的是:找出最重要的事情來處理,不重要的事情,可以延期,既然不是今天能處理的就眼不見為淨。

S-Support
你會需要一些額外的資訊,來幫助你完成工作。
例如:在 Action 階段你需要聯絡某人,就需要事先準備好某人的聯絡方式,還包括補充資料或需要其他人提供資訊等等。

T-Time
蕃茄鐘工作法。

為每個工作定下時間,最長不要超過25分鐘,無法在 25分鐘內完成的,可以接連好幾個 25分鐘。但是在每個時間片段中,休息時間也要安排約5分鐘。

利用電腦或手機上簡單的鬧鐘功能,甚至 IKEA 買得到的計時器,都可以讓你在工作中專心。這樣的設計是因為,很多人覺得因為很忙,所以不斷地工作,但卻效果不彰。長時間工作影響專注力、在短時間內衝刺效果比較好,而且休息是必須的。如果是重複性工作的話,也能藉此知道未來重新進行這項工作大約需要多久,讓你未來更容易掌握工作時間。

切換場合的 SWEET Time 

停止手上動作,去做下一件事情的確實時間。

例如,你七點半要搭高鐵,你就不應該七點半才出門,對吧?往前回推吧,保留絕對足夠的時間,並決定出門的時間,才能讓你安穩優雅地走進高鐵車廂。

這天來聽永錫在 TeSA 的課程,在自我介紹的時候開玩笑地提到:進行時間管理是一種對自己的心理治療(狀態顯示為:尚在治療中)。

很多工具跟做法,我自己都看了很多,為什麼還是無法有行雲流水的感覺?我在了解工具及作法後,更重要的是,有沒有動手?有沒有養成習慣?因為會受到工作忙碌、家庭因素、自己的拖延所影響,所以說服自己動手並持續才是最難的,祝福大家。

謝謝永錫的課程,也謝謝 Vista 邀請加入 TeSA 論壇,目前小弟跟永錫正擔任板主,也希望大家能多來討論。對於想了解 OmniFocus 的朋友,我們也成立了 OmniFocus 華人使用者俱樂部社團,歡迎有興趣的朋友加入。

補充:永錫的【TeSA 實戰研討】創業者的時間管理入門班(第二期)現正開放報名中!

 

★ 延伸閱讀:給創業者的便利貼:先吃那隻青蛙

★ 本文特色圖片來源:pixabay

★ 責任編輯:Vista Cheng

 

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