簡單又方便的番茄工作法,幫你管好人生大小事

作者介紹:

本文作者是張永錫先生,目前是時間管理講師。曾向美國時間管理大師大衛.艾倫(David Allen)學習GTD(Getting Things Done)時間管理系統,已經於兩岸舉行40多屆時間管理公開班,並為騰訊、聯發科、Google中國與北京清華大學MBA等知名企業與學術機構提供時間管理培訓。

感謝張永錫授權TeSA轉載分享,特此鳴謝。

2011年9月19日是我開始運用番茄工作法(Pomodoro Technique)的日子,當時在上海聽好朋友鄒鑫的分享,瞭解番茄工作法就是創作工作中的「專注」、「休息」的節奏,決心認真使用,從此之後,再也不脫離。

番茄鐘工作法」是一九八○年代後期,由弗朗西斯科.西里洛(Francesco Cirillo)所開發的時間整理方法。意指二十五分鐘內,只專注在目前正在進行的事項,並用五分鐘時間專心休息,並再次以二十五分鐘為單位,專注於一件事情的方法。

(1)專注

番茄工作法最棒的一點,就是設定明確的單位─番茄,而花25分鐘來工作,用5分鐘來休息,就是一個番茄。不用思考一件事情要做多少時間,只要想要需要用幾顆番茄,簡化時間管理困難度。

當工作時,要專注於把工作完成的事情,只要努力25分鐘,就會得到5分鐘的休息。這種全力衝刺,之後完全放鬆的方式,會產生一種特別的感覺,讓人想要吃下更多番茄,又不疲倦。

(2)休息

專注25分鐘後,番茄工作法「強迫」你要休息五分鐘,而休息最低程度是「站起來,離開座位至少兩公尺遠」。適當地休息,讓自己能夠從工作中獲得喘息的機會,也能順便蘇展筋骨,做一下鍛鍊,等下能夠更加專注。

番茄工作法幫助我們掌握「專注」、「休息」的節奏,工作時間長,也不會太過疲倦。

長時間實踐後,也有一些使用上的秘訣,和大家分享。

第一個秘訣:晨間清單與番茄工作法結合

每天早上起床後的第一件事情,就是設定番茄鐘,並打開電腦叫出晨間清單,開始一項項照著清單做下去。

晨間清單包含哪些事情呢?首先是寫晨間日記,檢視過去的一天,接著看看行事曆及待辦清單,抓出今天做事情的重點並決定要做哪些運動,再來是洗衣服、喝水、幫家人買早餐、檢查出門要用的鑰匙,和網友互道早安等提醒事項,還有打開今天要用到的軟件,準備工作,並關閉不必要的軟件等,照著晨間清單一件件事情處理,一下子,兩個番茄鐘就過去了。

由於有番茄鐘的控制,又有個晨間清單,我的晨間時間運用更加高效,不僅可以養成好習慣(規劃行程、寫日記、運動等),並且當個好爸爸(洗衣服、買早餐等), 甚至提昇做事效率(關閉不必要的軟體)。

這是我在美國搭乘飛機時的體會,我看見機長及副駕駛會拿著一張檢查清單做飛行前的檢查,運用清單,降低飛行過程產生錯誤的可能,當時親眼目睹他們確實地做檢查程序,心中增加許多安全感。

後來,我也會對例行事情做各種清單(例如旅行的打包清單、每週檢視的工作清單等),而晨間清單及番茄工作法的結合,是我覺得效用最大的,也介紹給大家。

第二個秘訣:先吃了那隻青蛙

什麼是「吃青蛙」?這是美國激勵大師博恩.崔西在 「先吃了那隻青蛙」( 英文書名為Eat that frog)中介紹的概念。青蛙代表的是每天最重要的一件事情,他認為每天都應該要選出我們覺得最重要的事情並將之完成,這樣整天就沒有難得倒我們的問題了。

一開始運用後,就發現吃了青蛙的一天,就算是高效的一天,沒選出青蛙,或是選出青蛙卻逃避去做,基本上那天做的都是不重要的瑣事。深深覺得這個概念非常重要。

學會「番茄工作法」後,發現「番茄工作法」和「吃青蛙」兩者是天造地設的一對方法,因為大部分的青蛙(每天最重要的事情),都需要專注工作一兩個小時以上,才可能徹底解決。每個人每天都應該選出最重要的事情,並設定幾個番茄鐘來面對這隻青蛙,一口口地吃下去。

通常,我會利用上午的時間來進行這件事情,因為早上是我工作效率最好的時段,工作起來特別有效率。因為吃青蛙是很耗神的工作,下午時間,就處理一些比較輕鬆一些的工作,更能達到勞逸平衡,晚上回家後,就和家人相處,儘量不管工作的事情。

再重複一遍,時間管理很重要的技巧是每天選擇一隻青蛙,並想盡辦法將之吃掉。而我發現,番茄工作法能夠幫助我們更加專注地吃青蛙,這對我的幫助很大,你一定要試試看。

第三個秘訣是善用番茄鐘的休息時間

以前我不是很愛運動的人,但是過了四十歲,發現不做運動,精力管理不可能做得好,一直為著要工作或去運動這件事情而苦惱。

後來朋友建議我要做些健身的體操,這些動作簡單,耗時不多的運動方式非常好,但是還是難以持續。直到後來,我發現可以用番茄工作法休息時間來健身等,情況才大幅改善。

以前,我的休息時間就是喝水、尿尿、檢查E-mail或散步等比較休閒輕鬆的活動。這些方式雖然很好,但是並無法達到運動的目的。

現在,我會利用這五分鐘做俯臥撐、倒立、深蹲或橋等健身動作,並且記錄我的健身數量。以前,我老是煩惱沒有時間健身;現在,我每半個小時健身一次,一次做一些健身動作,也不會負擔太重,又能有效切換工作情緒。

最近許多朋友都說我體態改變,自己也覺得比以前更有精力,生產力更好,因此很建議大家善用番茄鐘的休息時間多做運動,這樣除了工作能力好,也能做好精力管理,正所謂一舉兩得。

最後,我們來總結一下。

一個對生命認真的人,一定會珍惜時間,有形的番茄鐘可以幫助自己統計花了多少時間做事。換言之,番茄鐘讓我們用認真的態度面對生命。

番茄好吃又營養,您今天吃了沒?

 

★ 延伸閱讀:GTD自然計畫模式:以去餐館吃飯為例

★ 本文特色圖片來源:pixabay

★ 責任編輯:Vista Cheng

 

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