作者介紹：

本文作者是張永錫先生，目前是時間管理講師。曾向美國時間管理大師大衛.艾倫（David Allen）學習GTD（Getting Things Done）時間管理系統，已經於兩岸舉行40多屆時間管理公開班，並為騰訊、聯發科、Google中國與北京清華大學MBA等知名企業與學術機構提供時間管理培訓。

感謝張永錫授權TeSA轉載分享，特此鳴謝。

8月29日下午兩點，正是北京研習會開始時，所有學員頭上黏著便利貼，我們玩著「殭屍遊戲」。

這張便利貼上面寫著每個同學使用的時間管理樞紐工具，大家一面看著別人的額頭，一面逐漸靠近彼此，成為一個個同樣樞紐工具的小組。

結果，最多人使用印象筆記（Evernote），接著是時間管理手帳（紙本），更其次是Omnifocus、滴答清單等，最後則有為知筆記、日事清、有道雲、MLO（My Life Organized）等工具，當然也有人不知道他的時間管理工具為何，也成了一個小組。

這篇文章要講的是「打通數位樞紐的任督二脈」，在課程中，我們用玩遊戲的方式來找出自己的樞紐，並進而瞭解樞紐，因為決定時間管理樞紐工具是時間管理第一步。

現代社會中許多人是知識工作者，管理大量的知識、行動及訊息成為他們主要的工作，這篇文章從樞紐的選擇，雜事的收集，收件匣管理，批次處理雜事成為行動，放到合適的資料庫，選擇出今天的待辦清單，一個個步驟說明。

這篇文章是我們第二個習慣「打通數位樞紐的任督二脈」的第一篇，可以說是整體性的介紹，接下來還會有九篇文章，討論更加細膩的問題。

0. 決定樞紐工具

剛剛提到我們都應該決定自己的數位工作樞紐，基本上，樞紐要管得住收集進來的大小雜事，並幫助我們管理好任務清單及行動清單，並且可以輕鬆和行事曆及個人資料庫做好連結。

我們可以簡單分為個人及企業使用的樞紐來說明。

以個人角度來說，我自己使用的是Omnifocus作為樞紐工具，可以分為Todo類、筆記類、協作類、郵件類、日曆類、入門類、其他類等來說明，此時選擇樞紐的角度主要從個人生產力提升為主。

企業的角度而言，重視的角度是項目推進、文檔管理、工作歷程管理及資訊安全等。國外的Microsoft Outlook、Trello及Asana，內地的Teambition及Worktile都是很好的服務。這些工具提供了多人協作的功能。

樞紐選定了，雜事才有地方放置及加工，進而做好任務及行動的管理，因此，接下來要介紹的是雜事收集。

1. 收集雜事並放入NEW收件匣

不論是身在職場、自由工作者、家庭主婦、無業遊民，每天都會遇到大小多寡不一的雜事。例如接到電話；收到紙本信件、文件、合約、帳單；電子郵箱裡的文書檔案、相片、聲音檔案、PDF文件、及其他總類的電子文檔；當面溝通時的意見、提案、承諾，討論期間產生的點子，會議後的結論；突如其來想到的靈感或忘記辦的事情，這些都是雜事。

這些事情如果數量很少，有靈光的腦袋或一張紙，就可以管理得很好，但是，如果你是一個知識工作者或有遠大目標的人群，那管理好雜事可以說是時間管理的重要部分。

要管理雜事，首先就要學會用收件匣來收集雜事，我覺得現在人只有三種收件匣，我稱為NEW收件匣，分別是

N，Note 就是筆記，把想法變成文字或圖案的形式，可能在紙本上，也可能數位化，應該把所有的筆記打字送到行動清單收件匣或資料庫。

E，Email，就是電子郵件，時間管理高手需要養成清空收件匣的習慣，一時之間無法處理的事情，就寄到行動清單，有空檔時，儘快處理。

W，WeChat，就是微信、Line、Facebook訊息一類的東西，這些東西大多是「已讀不回」，但是重要的訊息，必須移到行動清單中，這樣才能批次處理。

大家可以發現，我建議大家要把NEW收件匣裡面的訊息，數位化後，移動到行動清單中。

為何要這樣做呢？

因為只有這樣，我們才能批次把雜事放入NEW收件匣，批次加工成行動提示放入行動清單，批次處理這些事情。

在雜事越來越多成倍增加的時代，不會批次處理，效率就會非常低落，請大家一定要記住。

2. 捅人利器進到樞紐收件匣

在「Getting Things Done」原著中，David Alen提到「4D」，分別是Defer、Delegate、Do it now、Dropped，幫助我們快速地把收件匣一件件的雜事分為四種情況，或者等下再做，或者授權他人，或者立刻完成，不然就直接丟棄，快速地「清空樞紐收件匣」

Dropped就是立刻丟棄，做事情最快的方法，就是「不做」，常常問自己「這件事情真的需要做嗎？」、「這個Project有沒有哪些事情我們可以不做的？」這樣子就能節省大量的時間。這也就是「捅人利器」中的「器」，代表立刻丟「棄」。

Do it now就是馬上行動，David Allen說，有些事情兩分鐘內就可以完成，就馬上行動，不用再放入時間管理系統了，不然會更耗費寶貴時間。這也就是「捅人利器」中的「立」，代表馬上行動，「立」刻完成。

Delegate意思是授權他人，比如賈薇身為老總，下面有幾十個人，當她接到上級指令，回來立刻召開部門會議，把工作授權下去，並建立一張清單管理，這樣也非常有效率。這也就是「捅人利器」中的「人」，代表立刻授權他「人」。

Defer就是放入系統，放入我們的數位工作中樞，接著再加上標籤（Projects、Contexts、Due），放到任務清單、行清單及行事曆中。

為了讓華人更能快速學習「4D」，我發明了「捅人利器」這個口訣，在清空雜事收件匣時，只要問自己這件事用「捅人利器」哪個原則來處理，這樣就能迅速採取行動把所有雜事放入樞紐收件匣。

3. 雜事加工成行動提示，並且上tag

把雜事加工成行動提示放入樞紐收件匣，這是這個流程要做的第一部分。這部份可以參照第三天所提到的“雜事加工成行動文法”。

當雜事加工成行動提示後，接著就要幫行動提示貼上標籤，例如 Projects (把行動分類到某個任務下)，Due（幫某個行動設定完成期限）、Contexts（把行動分類到某個行動清單）。分別說明如下

Projects：代表把這個行動提示分類到某個Project（台灣稱為專案，內地稱為項目）下。

Due：截止日期，就是這個行動提示要在什麼日期之前完成。

Contexts：場合，以前的GTD理論會有Contexts清單，但是近年來，只要行動提示裡面有明確的動詞即可。

這個過程最難估計時間，因為常常忘記這只是標上標籤，而列入了做事情的狀況，其實上標籤和做事情要分開，這樣才能高效。

我用Omnifcous作為數位工作樞紐，因此Omnifocus 的收件匣就是我的樞紐收件匣。每一個收件匣的行動提示，加上以上幾個標籤後，就可以抄送到合適行動清單、任務清單中，經過一段時間後，就可以清空樞紐收件匣中所有的雜事（行動提示）。

4. 把行動提示抄送到STAR

STAR代表的是放置行動提示的地方，幫助我們能在執行任務時，快速找到所需要的資訊，也就是說，放進去時，要注意放進去的次序及結構，這樣就能快速地拿出來，現在，分別介紹一下STAR。

S， Schedule:代表行事曆，如果一件事情特別重要需要在特定日期提示，或者一個重要的約會，或事前規劃好當天某個時段要做特定的事情，就可以放在這裡。

T， Task lists：代表任務清單，隨著社會上越來越多的知識工作者，任務清單也變得越來越複雜，越來越龐大。不僅如此，也有越來越多的協同作業任務產生，我們會在日後的文章中細細述說。

A， Action lists：行動清單，不論是屬於某個特定任務的行動或者是不屬於任何任務的行動，都一併放在行動清單，有的行動提示有日期，有的沒有，優良的行動清單App會主動提醒你今天及未來幾天有哪些行動。

R， Reference：參考資料庫，以前就是代表文件，最有名的是Office系列的文件檔案，隨著電腦功能越來越強，處理的檔案格式越來越多，甚至可以雲端協作，這部份也會在之後做更加詳細的介紹。

以上介紹了STAR四種行動提示或資料可以放置的地點，就可以發現我們從收集雜事、清空收件匣、加工成行動、捅人利器放入樞紐、抄送到STAR資料庫中，所有的雜事都放到了合適的地方，接著，要和第一個習慣介紹的青蛙概念相結合，寫出每日行動計劃。

5. 找出今天的青蛙及蝌蚪

每天早上上班前，我們規劃了要做的事情，決定哪些是青蛙及蝌蚪，在清單中列出1─3隻青蛙，5─7隻蝌蚪，接著就開始努力工作。

經過了一整天，又到了隔天早上，又要規劃清單了，讓我們來看看，有哪些因素需要考量？

a. 昨天的青蛙：總有些事情就算努力，也沒有如同預期昨天完成，那就要考慮是否算成自己今天的青蛙。

b. 今天的行事曆：今天有今天的約會事件，這裡面大多都是青蛙，也是一定要完成的事情。

c. 今天的蝌蚪：這是行動清單中Due(截止日期)是今天的行動提示，通常是蝌蚪。

一樣是只能取1─3隻青蛙，5─7隻蝌蚪在每日行動計劃中，經過取捨，製作好清單，就可以開始一天的工作。

 結語：

上面這幾個步驟，就是我每天會進行的「每日清空收件匣」，耗時需要40分鐘，才能完成新的每日行動計劃製作，雖然緩慢，但是日復一日地「每日清空收件匣」，終究可以達到「打通數位樞紐的任督二脈」。

打通時間管理任督二脈後，我們基本上所有的雜事都不會漏掉，一一加工成行動提示後放入樞紐收件匣，加上tag後，抄送到STAR時間管理資料庫。

做事時，突發狀況少多了，大部分事情可以在我們預料之中，每日找出青蛙及蝌蚪執行，每週檢視STAR時間管理資料庫，我們對手上的工作更加清楚。

培養好第二個習慣，才是往時間管理的黑帶高手，邁進一個大步。

接下來，會有九篇文章，把我們這些概念，細細解說，還請期待。

備註：你可能會問我做到「打通數位樞紐的任督二脈」？我必須老實告訴你，一個人獨自學習，可能要兩年或更久（我花了五、六年吧？），但是參加課程，一起練習，可以降低到九十天左右，但不是每個人一定都會成功。

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如果想要學好這個部分，永錫老師在9月12日下午TeSA舉辦的【創業者的時間管理進階班(1)】完整敘述，歡迎參加。

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★ 責任編輯：Vista Cheng

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