打通數位樞紐的任督二脈

作者介紹:

本文作者是張永錫先生,目前是時間管理講師。曾向美國時間管理大師大衛.艾倫(David Allen)學習GTD(Getting Things Done)時間管理系統,已經於兩岸舉行40多屆時間管理公開班,並為騰訊、聯發科、Google中國與北京清華大學MBA等知名企業與學術機構提供時間管理培訓。

感謝張永錫授權TeSA轉載分享,特此鳴謝。

8月29日下午兩點,正是北京研習會開始時,所有學員頭上黏著便利貼,我們玩著「殭屍遊戲」。

這張便利貼上面寫著每個同學使用的時間管理樞紐工具,大家一面看著別人的額頭,一面逐漸靠近彼此,成為一個個同樣樞紐工具的小組。

結果,最多人使用印象筆記(Evernote),接著是時間管理手帳(紙本),更其次是Omnifocus、滴答清單等,最後則有為知筆記、日事清、有道雲、MLO(My Life Organized)等工具,當然也有人不知道他的時間管理工具為何,也成了一個小組。

這篇文章要講的是「打通數位樞紐的任督二脈」,在課程中,我們用玩遊戲的方式來找出自己的樞紐,並進而瞭解樞紐,因為決定時間管理樞紐工具是時間管理第一步。

現代社會中許多人是知識工作者,管理大量的知識、行動及訊息成為他們主要的工作,這篇文章從樞紐的選擇,雜事的收集,收件匣管理,批次處理雜事成為行動,放到合適的資料庫,選擇出今天的待辦清單,一個個步驟說明。

這篇文章是我們第二個習慣「打通數位樞紐的任督二脈」的第一篇,可以說是整體性的介紹,接下來還會有九篇文章,討論更加細膩的問題。

0. 決定樞紐工具

剛剛提到我們都應該決定自己的數位工作樞紐,基本上,樞紐要管得住收集進來的大小雜事,並幫助我們管理好任務清單及行動清單,並且可以輕鬆和行事曆及個人資料庫做好連結。

我們可以簡單分為個人及企業使用的樞紐來說明。

以個人角度來說,我自己使用的是Omnifocus作為樞紐工具,可以分為Todo類、筆記類、協作類、郵件類、日曆類、入門類、其他類等來說明,此時選擇樞紐的角度主要從個人生產力提升為主。

企業的角度而言,重視的角度是項目推進、文檔管理、工作歷程管理及資訊安全等。國外的Microsoft Outlook、Trello及Asana,內地的Teambition及Worktile都是很好的服務。這些工具提供了多人協作的功能。

樞紐選定了,雜事才有地方放置及加工,進而做好任務及行動的管理,因此,接下來要介紹的是雜事收集。

1. 收集雜事並放入NEW收件匣

不論是身在職場、自由工作者、家庭主婦、無業遊民,每天都會遇到大小多寡不一的雜事。例如接到電話;收到紙本信件、文件、合約、帳單;電子郵箱裡的文書檔案、相片、聲音檔案、PDF文件、及其他總類的電子文檔;當面溝通時的意見、提案、承諾,討論期間產生的點子,會議後的結論;突如其來想到的靈感或忘記辦的事情,這些都是雜事。

這些事情如果數量很少,有靈光的腦袋或一張紙,就可以管理得很好,但是,如果你是一個知識工作者或有遠大目標的人群,那管理好雜事可以說是時間管理的重要部分。

要管理雜事,首先就要學會用收件匣來收集雜事,我覺得現在人只有三種收件匣,我稱為NEW收件匣,分別是

N,Note 就是筆記,把想法變成文字或圖案的形式,可能在紙本上,也可能數位化,應該把所有的筆記打字送到行動清單收件匣或資料庫。

E,Email,就是電子郵件,時間管理高手需要養成清空收件匣的習慣,一時之間無法處理的事情,就寄到行動清單,有空檔時,儘快處理。

W,WeChat,就是微信、Line、Facebook訊息一類的東西,這些東西大多是「已讀不回」,但是重要的訊息,必須移到行動清單中,這樣才能批次處理。

大家可以發現,我建議大家要把NEW收件匣裡面的訊息,數位化後,移動到行動清單中。

為何要這樣做呢?

因為只有這樣,我們才能批次把雜事放入NEW收件匣,批次加工成行動提示放入行動清單,批次處理這些事情。

在雜事越來越多成倍增加的時代,不會批次處理,效率就會非常低落,請大家一定要記住。

2. 捅人利器進到樞紐收件匣

在「Getting Things Done」原著中,David Alen提到「4D」,分別是Defer、Delegate、Do it now、Dropped,幫助我們快速地把收件匣一件件的雜事分為四種情況,或者等下再做,或者授權他人,或者立刻完成,不然就直接丟棄,快速地「清空樞紐收件匣」

Dropped就是立刻丟棄,做事情最快的方法,就是「不做」,常常問自己「這件事情真的需要做嗎?」、「這個Project有沒有哪些事情我們可以不做的?」這樣子就能節省大量的時間。這也就是「捅人利器」中的「器」,代表立刻丟「棄」。

Do it now就是馬上行動,David Allen說,有些事情兩分鐘內就可以完成,就馬上行動,不用再放入時間管理系統了,不然會更耗費寶貴時間。這也就是「捅人利器」中的「立」,代表馬上行動,「立」刻完成。

Delegate意思是授權他人,比如賈薇身為老總,下面有幾十個人,當她接到上級指令,回來立刻召開部門會議,把工作授權下去,並建立一張清單管理,這樣也非常有效率。這也就是「捅人利器」中的「人」,代表立刻授權他「人」。

Defer就是放入系統,放入我們的數位工作中樞,接著再加上標籤(Projects、Contexts、Due),放到任務清單、行清單及行事曆中。

為了讓華人更能快速學習「4D」,我發明了「捅人利器」這個口訣,在清空雜事收件匣時,只要問自己這件事用「捅人利器」哪個原則來處理,這樣就能迅速採取行動把所有雜事放入樞紐收件匣。

3. 雜事加工成行動提示,並且上tag

把雜事加工成行動提示放入樞紐收件匣,這是這個流程要做的第一部分。這部份可以參照第三天所提到的“雜事加工成行動文法”。

當雜事加工成行動提示後,接著就要幫行動提示貼上標籤,例如 Projects (把行動分類到某個任務下),Due(幫某個行動設定完成期限)、Contexts(把行動分類到某個行動清單)。分別說明如下

Projects:代表把這個行動提示分類到某個Project(台灣稱為專案,內地稱為項目)下。

Due:截止日期,就是這個行動提示要在什麼日期之前完成。

Contexts:場合,以前的GTD理論會有Contexts清單,但是近年來,只要行動提示裡面有明確的動詞即可。

這個過程最難估計時間,因為常常忘記這只是標上標籤,而列入了做事情的狀況,其實上標籤和做事情要分開,這樣才能高效。

我用Omnifcous作為數位工作樞紐,因此Omnifocus 的收件匣就是我的樞紐收件匣。每一個收件匣的行動提示,加上以上幾個標籤後,就可以抄送到合適行動清單、任務清單中,經過一段時間後,就可以清空樞紐收件匣中所有的雜事(行動提示)。

4. 把行動提示抄送到STAR

STAR代表的是放置行動提示的地方,幫助我們能在執行任務時,快速找到所需要的資訊,也就是說,放進去時,要注意放進去的次序及結構,這樣就能快速地拿出來,現在,分別介紹一下STAR。

S, Schedule:代表行事曆,如果一件事情特別重要需要在特定日期提示,或者一個重要的約會,或事前規劃好當天某個時段要做特定的事情,就可以放在這裡。

T, Task lists:代表任務清單,隨著社會上越來越多的知識工作者,任務清單也變得越來越複雜,越來越龐大。不僅如此,也有越來越多的協同作業任務產生,我們會在日後的文章中細細述說。

A, Action lists:行動清單,不論是屬於某個特定任務的行動或者是不屬於任何任務的行動,都一併放在行動清單,有的行動提示有日期,有的沒有,優良的行動清單App會主動提醒你今天及未來幾天有哪些行動。

R, Reference:參考資料庫,以前就是代表文件,最有名的是Office系列的文件檔案,隨著電腦功能越來越強,處理的檔案格式越來越多,甚至可以雲端協作,這部份也會在之後做更加詳細的介紹。

以上介紹了STAR四種行動提示或資料可以放置的地點,就可以發現我們從收集雜事、清空收件匣、加工成行動、捅人利器放入樞紐、抄送到STAR資料庫中,所有的雜事都放到了合適的地方,接著,要和第一個習慣介紹的青蛙概念相結合,寫出每日行動計劃。

5. 找出今天的青蛙及蝌蚪

每天早上上班前,我們規劃了要做的事情,決定哪些是青蛙及蝌蚪,在清單中列出1─3隻青蛙,5─7隻蝌蚪,接著就開始努力工作。

經過了一整天,又到了隔天早上,又要規劃清單了,讓我們來看看,有哪些因素需要考量?

a. 昨天的青蛙:總有些事情就算努力,也沒有如同預期昨天完成,那就要考慮是否算成自己今天的青蛙。

b. 今天的行事曆:今天有今天的約會事件,這裡面大多都是青蛙,也是一定要完成的事情。

c. 今天的蝌蚪:這是行動清單中Due(截止日期)是今天的行動提示,通常是蝌蚪。

一樣是只能取1─3隻青蛙,5─7隻蝌蚪在每日行動計劃中,經過取捨,製作好清單,就可以開始一天的工作。

 結語:

上面這幾個步驟,就是我每天會進行的「每日清空收件匣」,耗時需要40分鐘,才能完成新的每日行動計劃製作,雖然緩慢,但是日復一日地「每日清空收件匣」,終究可以達到「打通數位樞紐的任督二脈」。

打通時間管理任督二脈後,我們基本上所有的雜事都不會漏掉,一一加工成行動提示後放入樞紐收件匣,加上tag後,抄送到STAR時間管理資料庫。

做事時,突發狀況少多了,大部分事情可以在我們預料之中,每日找出青蛙及蝌蚪執行,每週檢視STAR時間管理資料庫,我們對手上的工作更加清楚。

培養好第二個習慣,才是往時間管理的黑帶高手,邁進一個大步。

接下來,會有九篇文章,把我們這些概念,細細解說,還請期待。

備註:你可能會問我做到「打通數位樞紐的任督二脈」?我必須老實告訴你,一個人獨自學習,可能要兩年或更久(我花了五、六年吧?),但是參加課程,一起練習,可以降低到九十天左右,但不是每個人一定都會成功。

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如果想要學好這個部分,永錫老師在9月12日下午TeSA舉辦的【創業者的時間管理進階班(1)】完整敘述,歡迎參加。

 

★ 延伸閱讀:簡單又方便的番茄工作法,幫你管好人生大小事

★ 本文特色圖片來源:pixabay

★ 責任編輯:Vista Cheng

 

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