因為是老闆,硬著頭皮也要學-人事分配篇

作者介紹:
本文作者是關登元先生(小關),所謂的「7年級草莓族」世代。2007年與國中同學以一臺餐車創業,立志成立素食連鎖企業「得來素」,矢志讓臺灣的素食環境更方便、健全,目前全臺已有18家分店。個人於2014年出版人生第一本著作《尋找素食連鎖業的300壯士》,述說自己多年的創業故事與過程。

開店創業除了要學會對外開創市場創造業績外,還要懂的對內的管理,尤其是對成本上面的管理。

一般來說開一間店有兩大成本區塊影響著獲利率。

  • 食材成本的控管,這影響了毛利率
  • 人事支出的控管

這兩大區塊影響著你的店獲利率的大部份,成本與毛利通常在定價的部分會決定大部份,在經營上就是做『耗損管理』。

今天比較想談的是在人事分配上的概念,不只是開店後的人事排班控管,創業這幾年發現,其實在開店前就會決定開了店會不會賺錢,就用下面幾個章節來說明。

一、開店前的獲利模式評估

開店前我們都必須針對要做到的營收與模式做一個財務預估,你必須先瞭解你的費用大概有哪些,一個月到底打算轉到多少錢,然後用幾個人,我做了一張假設表,做一個假設值。

說明:這邊我們先導一些預估的概念,所以數字的預估請自行以要開業的業態做,人力分配為簡單計算,一律先化為時薪單位來計算,先不考慮排班問題,實際預估還需加入排班,正職兼職分配之問題。

假設預估是這樣:

第 1 點→我打算一個月扣除我薪水後還可以賺30000元
第 2 點 →那我必須一個月做30萬元營業額
第 3 點→毛利率必須控制在60%,成本率控制在40%
第 4 點→水電瓦斯控制在5%
第 5 點→人事比例控制在28.8%

小補帖:計算方式為,使用3個人,一個人工作8小時,總時數24小時,一個月要做30萬=一天做1萬,所以一個人一小時的生產力要有416元,以一個人一小時120元計算,人事比例=416/120=28.8%
P.S:人時生產力計算=日營收/總時數=一人一小時的生產力

第 6 點→租金費用10%
第 7 點→瓦斯1.3%
第 8 點→稅金5%
第 9 點→雜支1%

注意:以上皆為預估值,每個業態與類型階會有不同比例

在開店前我們要先學會做財務上面的預估,把我們想要達成的獲利模組給列出來,這也是我們開店之後的KPI。

對市場會有創造營業額的策略,對內要有管理策略。

二、最佳化營業模組

這邊我想要談一下創業這幾年的一個心得與觀念,每一家店會隨著商圈、立地、坪數的不同,會有一個『最佳化』的營業模式,並非高營收就算好事。

最佳化模組可能會有階段性,可以設定自己的店有『第一段最佳化膜組』、『第二段最佳化膜組』等。

為什麼會有階段性?舉(一)為例,假設我做到30萬營業額只需要三個人,30萬算我的第一段最佳化模組,但做32萬的時候會讓我的人感到很忙,忙不過來導致服務品質下降,但是在僱用一個人不一定划算,這時候我必須思考是否要在僱用一個人,那僱用這個人之後我還要創造多少營業額?

簡單的推理,如圖(一),如果我在僱用一個人一樣一天用8小時,那人時生產力一樣為416元。那我僱用一個人一個月要做240小時(假設30天*8,不考慮休假與排班問題),240h*人時生產力416=99840元,那我的第二階段最佳化模組要做到399840元才算最好,這樣淨利也才會增加。

三、用最佳化模組去設計動線

這是一個最關鍵的動作,很多人開店不會賺錢是因為開了店之後才開始學開店,但要開一間店會不會賺錢其實前置作業就決定了,而決定這關鍵的就是『動線』。

前幾天去上SEO課程學到一個概念,SEO必須在架站之前就先考慮好,因為在網站設計時就必須要植入關鍵字。跟RWD的概念也是一樣,一開始沒做原則上就是要砍掉重練了。

動線的概念也是如此,我們在第一階段做財務預估時得到必須要用3個人就可以操作到30萬營收,那跟什麼有關?

  1. 動線
  2. 設備

這是我這幾年創業得出的心得,動線不對原則上就是沒辦法順手,沒辦法順手自然在產品操作上就會多出很多雜工,別認為雜工不重要,不順的動線會讓你原本三個人可以操作的事情硬是要多一個人出來,這就是成本。

通常開店不會賺錢大部分原因在於人事比例過高,因為毛利與成本在定價時就可以決定,其他的費用原則上高低落差不會太大,最大的差別就在於『人事』,尤其人越多變動因素越大,這就是開店會不會賺錢最大的關鍵點。

好的動線會讓你上天堂,不好的動線會讓你住套房。

在與設計師溝通時必須要考慮到你的最佳模組化,用最佳模組的概念去跟設計師談,設計出適合的動線,這一點很重要。

第二個部分,設備是我創業這幾年來感覺很需要投資的,他算是初期投資成本,但只要可以利用機器設備投資而降低人力的就盡量投資設備。就像工廠一定要朝自動化邁進意思一樣,可以觀察大型連鎖為什麼賺錢?很多部分是在機器設備端就取得優勢了,原本需要三個人操作的,可能投資一臺機器只剩需要一個人操作。

假設一個人月薪25000,兩個人50000,一年就60萬,一臺機器就回來了。

別說我是慣老闆,其實這就是現實與趨勢,因為人事不斷上漲,不敢說所有老闆都會想要降低成本,但絕大部份的老闆都會想辦法降低成本,然而人的變數又是最高的,能夠降低變因就盡量降低,這是現實的事情。

p.s所以真的不能只是永遠做基層服務,越容易被取代就越沒有價值,能夠往管理職走才是真的不會被機器取代的,這是心得。

開一間店要注意的事情非常的多,希望這篇文章對想要開店的朋友能有些幫助。

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★ 本文特色圖片來源:Shuttlerstock

★ 責任編輯:老李

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