TeSA選書|最後一分鐘主管才交辦工作,如何辦?

本書摘由采實文化提供,內文取自《跟任何主管都能共事》,作者,2019/2出版。感謝授權TeSA刊登。

最後一分鐘主管才交辦工作,如何回應?

每次都這樣!已經快下班了,桌子也整理好了,這時老闆才走進來。你馬上心知肚明他會說:「啊,還好,你還在!我有件小事急著……。」而這件小事又花了你超過半個小時,你等會還跟人有約呢!如果老闆常常這樣,該怎麼辦?

下次你可以在下班前一小時就問老闆,還有沒有事情你能效勞?若像剛剛那種情況,直接問老闆:「可以明天早上再給您嗎?因為我今天必須準時下班。」老闆的回答可能讓你訝異,「可以啊!明天早上再處理就行,只是我剛好想到……。」

如果統籌組織不是你老闆的強項,前瞻性規劃更不會是。若是如此,你應該善用「老闆面對面時間」來討論規則。你必須事先準備資料,並主動向老闆要求可以簡化額外工作的資訊和文件。

要是你沒時間做,就主動與老闆談論這個問題,否則就只有適應一途,老闆又有急件時,只好咬緊牙關忍耐,將其他工作延後處理。

如何處理主管常指派的特急件?

剛剛那件很重要,現在這件也很重要……工作的先後緩急竟可以如此瞬息萬變,真是讓人無所適從。

老闆說:「這個必須馬上處理。」你回答:「但是老闆,這個會議紀錄我還必須先完成嗎?」他說:「不必,先放著,現在這個比較重要!」工作的急迫性經常變來變去,讓人神經緊繃,經辦人必須有極高的配合度。

我們都理解偶爾有重要事務必須立刻處理,這在所難免。但你最好把握機會,與老闆溝通相關的規則。但千萬避免不恰當或諷刺的評論,例如:「是哦?又怎麼了?我也是可以先去把外牆塗成粉紅色啦!」

你最好直接詢問老闆:「好的,我會處理。但哪件工作可以延後呢?」不要讓自己置身於凡事必須自己決定的困境裡。原則上「急迫」和「重要」是不一樣的,哪些是急迫的?哪些只是重要?老闆有義務區分兩者,而不是由你決定。引領老闆是帶著他往正確的方向,而不是將工作全攬在自己身上!不然你自己當老闆就好了。

基本上,若你的工作已經讓你感覺不堪負荷,這就不是你的問題,而是管理問題。

你要記得,工作契約上要求你一○○%投入工作,而不是一八○%,超時超量工作不能是常態。把這個問題丟回去給老闆,如果你的老闆告訴你:「你的工作就是這樣!你要概括承受,所以不要抱怨!」顯然他無法感同身受,也不認為這是個問題。工作是一種循序漸進的過程,不該老是像在驚慌失措中打仗一般。

別人無法解決的事,不應該由你來承受後果,畢竟你的上頭還有老闆,他應該承擔這種管理問題,你唯一可以做的事就是做好自我管理。如果這樣仍無法徹底解決問題,請與老闆討論,共同找出解決或改進方法。

如何與主管談判加薪?

如果老闆承諾過會給你加薪,你應該不需要每三年就提醒他一次,若是這樣你也太沒耐心了……言歸正傳,唯一方法就是要求、要求、再要求─但要運用談判技巧。我們在日常生活中常會與人談判,例如:在跳蚤市場買衣服、在大賣場買了有瑕疵的工具等,這些經驗無形中把你淬鍊成真正的談判專家。但你自己的薪水呢?怎麼不施展一下這些談判技巧?

我們先來看看無法成功加薪的五大錯誤:

錯誤一:準備不充分

「啊!今天是我的員工會談日,順便問問老闆能不能加薪!」你想在毫無準備的情況下去談加薪,這麼臨時?那就祝你成功嘍!你希望公司同意為你加薪的有利證據在哪裡?你憑什麼「值得」更高的薪水?

錯誤二:錯誤的謙虛

「但老闆應該知道我表現很好啊!他每天都看在眼裡。」典型的錯誤謙虛!這種人堅信如果自己值得更高薪,老闆應該會主動提起,我常稱之為「婦人之仁」,因為女性特別會犯這種「錯誤謙虛」錯誤!

錯誤三:錯誤的時機

「啊!剛好遇到您,我有個問題要談。」談加薪不應該這麼草率,必須要有專業的事先準備。

錯誤四:缺乏自信心

「其實我覺得,現在如果可以或可能給我加薪……那就太好了,您覺得呢?」如果你對自己沒有信心,那如何讓別人信任你?這麼做只會碰壁!

錯誤五:屈服於藉口

「我很想幫你加薪,特別是你!這是你應得的,但我也愛莫能助,董事會的決定……很抱歉。」如果你的回答是:「啊!真的很遺憾,但這也沒辦法。還是很感謝您。」這就錯了!千萬別那麼快屈服。

如果你想爭取加薪,在與老闆談加薪之前,必須要有中期至長期的準備,最好用一整年的時間來蒐集證據。為什麼你應該被加薪?你為公司帶來哪些利益?你可以用數字來證明嗎?

先有付出(工作),才會有快樂(金錢。當然也有例外情形,如果之前已經協議好工作內容,但後來你的工作量大增,增加的部分理應以加薪來表示。

表現出你能理解對方的難處,但不能因此退縮:「我當然能理解這情況,但我也必須讓您知道……」無論老闆的藉口是什麼,請務必保持客觀、尊重,並且讓證據自己說話。

如果公司現在真的無法為你加薪,也要有備案。公司能用什麼方式來彌補你?例如:補貼或支付進修費用、提供公司車、額外的休假日、提供更好的辦公室或新的辦公設備……其實還有很多可能性,就看怎麼談判。預祝你馬到成功!

只要與錢有關,所有類型的老闆都一樣!

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★ 本文特色圖片來源:采實文化
★ 延伸閱讀:主管這樣帶人就對了
★ 責任編輯:黛比

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