TeSA選書 | 用羅伯特議事規則幫你開一個效率高的會議

本文由寶鼎文化提供,內文出自《5分鐘商學院-工具篇》,感謝授權TeSA刊登。

編按:開會常常被戲稱是公司裡面最浪費時間的一件事情,如果一間公司一直在開會,就代表這間的公司效率很低,但有時候又真的有很多重要的事情要處理,不得不開會,到底怎麼樣能讓開會的效率提高而減少開會的頻次呢?本篇文章告訴你


有人說:「必須做應用程式,用戶是我們的命,始終要獨立。」有人說:「依託微信,至少還有命;自己做,連命都沒有。」有人說:「你們看到微信上那些一言不合就被封鎖的網紅了嗎?」眼看戰火升級,團隊負責人打斷他們:「都別說了,先討論點兒有意義的……」不文明、跑題、打斷、一言堂,讓這場討論沒有任何結論。開會,是用時間換結論的商業模式。可為什麼投入同樣的時間,有的人能賺取極高的結論價值,有的人卻血本無歸呢?這是因為使用的開會商業模式不對。美國國會使用的開會商業模式《羅伯特議事規則》(Robert’s Rules of Order,RONR)被稱為「開會規則聖經」。這本書內容豐富,其中的精華可以總結為「十二原則六步法」。

回到最初的案例,如果運用「十二原則六步法」,這個會應該怎麼開呢?

第一步,動議。
動議,就是行動的建議,必須包括時間、地點、人員、資源、行動、結果。比如:「我動議:投入五十萬元,調撥十二人,三個月內做出獨立應用程式。建議在上海開展,由開發總監負責。」這涉及動議中心原則:先動議後討論,無動議不討論。

第二步,附議。
只要有一個人說「我附議」,就可以進入議事流程。如果沒有人附議,主持人可以附議嗎?不可以。這涉及主持中立原則:主持人有場控權,必須從討論中抽離。不得發表意見,不得總結別人的發言,即便是領導也不行。

第三步,陳述議題。
主持人清楚的陳述議題,讓與會者明確了解到底討論的內容是什麼。

第四步,辯論。
主持人宣布開始,動議方立刻發言:「我的動議,其實是大家的普遍觀點,你們說是嗎?」很多人紛紛插話說「是的」、「我早就這麼想了」。這很危險。他在造勢,一種意見一哄而上,就會壓制不同聲音。怎麼辦?啟動機會均等原則:任何人發言前,必須得到主持人允許。先舉手者優先,未發言者優先。同時,盡量讓正反雙方輪流發言,保持平衡。有人舉手:「我覺得都可以,要看具體情況。」這也很危險。沒有觀點,無助於結論。應該啟動立場明確原則:發言人要先表明立場,再說明理由。某人正在發言,突然有人忍不住打斷:「你這個想法不現實,因為……」這更危險。應該立即制止,強調發言完整原則:不能打斷別人;以及面對主持原則:發言要面對主持人,參會者之間不得直接辯論。

討論過半,有人一直在說,有人一言不發。要提醒一直在說的人限時限次原則:「一個議題,每人最多發言三次,每次最多兩分鐘。這是你第三次發言,請注意。」他說:「好,那我說說另一件有關的事吧。」主持人還是要打斷他:「一時一件原則,不得跑題。」他很生氣:「可這件事已經討論很久了。」主持人要宣布遵守裁判原則:主持人最大,無條件服從。他惱羞成怒:「他們的想法實在太蠢了。」怎麼辦?文明表達原則:不得人身攻擊,不得質疑他人的動機、習慣或偏好。在一系列規則下,辯論終於變得有序、交替、高效。

第五步,表決。
開發總監覺得差不多了,說:「表決吧。」然後舉起了手。主持人請他把手放下,宣布充分辯論原則:還有發言機會的人都講完了嗎?討論充分方可表決。終於都表達完畢,啟動多數裁決原則:贊成人數多於反對人數,即為通過。平局算未通過。表決時,不要說「同意的跟我一起舉手」並先舉手,然後盯著每個人看,不舉手的就使勁兒盯,直到人數夠了就宣布通過。主持人應先說「贊成的請舉手(停頓幾秒),請放下」,再說「反對的請舉手(停頓幾秒),請放下」。不要請棄權的舉手。主持人必須最後舉手。

第六步,宣布結果。
「最終以十五票贊成、八票反對、兩票棄權通過開發應用程式。散會。」這就是一場符合羅伯特議事規則的討論。有一次記者問曾任香港特別行政區立法會主席的范徐麗泰:「高居議會之巔是什麼感受?」她回答:「有口難言!」記者又問:「遇到那麼多爭議,你的原則是什麼呢?」她又回答:「議事規則。」這就是一個主持人應有的素質。

【KEYPOINT】羅伯特議事規則

這套規則的精華為「十二原則六步法」。十二原則是動議中心,主持中立,機會均等,立場明確,發言完整,面對主持,限時限次,一時一件,遵守裁判,文明表達,充分辯論,多數裁決。六步法是動議,附議,陳述議題,辯論,表決,宣布結果。

 

「自我要求」是種精神,更需要方法──Scrum

自律工具Scrum的本質是把一次漫長的長跑分割成一段段全力以赴的衝刺,通過流程提高效率。

Scrum是橄欖球比賽中「爭球」的意思,想像一下爭球時的敏捷、激情和你爭我搶。Scrum就是取義於此,被廣泛應用於IT界的一套項目開發工具。簡單來說,Scrum是由三個角色(產品負責人、Scrum專家、開發團隊)、四個儀式(衝刺計畫會議、每日站立會議、評審會議、回顧會議)和三個物件(產品訂單、衝刺訂單、燃盡圖)組成的一套項目管理方法。

首先,要有一份「產品訂單」。訂單,就是自帶「趕快處理我吧」這種情緒的需求清單。比如,《劉潤.5分鐘商學院》的需求清單,就是詳細的260天的課表。接著,舉行衝刺計畫會議。衝刺,是一次竭盡全力的短跑。Scrum的核心,是把整個項目分成若干段衝刺,每次二到四週,衝完這一段再進行下一段。

作為產品負責人,召開衝刺計畫會議時要訂下三件事。

  1. 衝刺目標。「本月衝刺35篇文章」,訂下來後,把它從「產品訂單」移入「衝刺訂單」。
  2. 衝刺方法。分為六步:概念起點、初始想法、案例文稿、原始錄音、錄音終稿、最終交付。
  3. 分配任務。團隊成員五人,在六個步驟中,各自主動領取任務。

產品負責人把目標、方法和任務分配寫在白板上,白板是團隊最重要的工作台。一個月35篇文章,每個工作日超過1.5篇,工作壓力非常大。但這就是衝刺。然後,每天早上要舉行每日站立會議。團隊成員站在看板前,進行不超過15分鐘的進度溝通。Scrum專家的職責是保證流程順利,並引導大家說三件事:你昨天做了什麼?今天打算做什麼?有什麼困難?同事A說:「我昨天蒐集了兩篇文章的素材。」於是,A把那兩張寫著文章名字的便利貼從「初始想法」移到「案例文稿」。同事B說:「我寫完了一篇專欄,並錄了語音。」於是,B把這項任務從「案例文稿」移到「原始錄音」。同事C說:「今天我要花十小時寫兩篇專欄。我的困難是素材質量不高。」

千萬記住:這時不要討論素材質量不高的原因和解決辦法,會後再討論。15分鐘內,每人說三句話,把文章從上一步挪到下一步。開完會,完成的文章從15篇變成了17篇。這時,要更新牆上的燃盡圖。燃盡,是「燃燒完」的意思。隨著時間推移,剩餘工作量愈來愈少。把計畫進度畫成一根從左上到右下的線,把實際進度用其他顏色標在旁邊,工作量就像蠟燭燃燒一樣不斷減少。實際進度在計畫進度上方,說明落後了。怎麼辦?少廢話,立馬回去幹活。

在每日站立會議的緊張感和剩餘任務逐漸燃盡的成就感中,一輪衝刺終於結束了,開始評審會議和回顧會議。評審會議,由產品負責人主持,一起審閱交付的產品,也就是文章。回顧會議,主要討論開始做什麼、停止做什麼、繼續做什麼,也就是復盤。復盤之後再啟動下一輪衝刺。羅振宇說:「自我要求,愉悅他人。」自我要求,不僅是一種精神,更需要一套方法。

【KEYPOINT】Scrum
Scrum是一套項目管理流程,包括三個角色(產品負責人、Scrum專家、開發團隊)、四個儀式(衝刺計畫會議、每日站立會議、評審會議、回顧會議)和三個物件(產品訂單、衝刺訂單、燃盡圖)。Scrum的本質,是把一次漫長的長跑分割成一段段全力以赴的衝刺,通過流程提高效率。

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