增進效率:建立自己的「數位工作中樞」

作者介紹:

本文作者是張永錫先生,目前是時間管理講師。曾向美國時間管理大師大衛.艾倫(David Allen)學習GTD(Getting Things Done)時間管理系統,已經於兩岸舉行40多屆時間管理公開班,並為騰訊、聯發科、Google中國與北京清華大學MBA等知名企業與學術機構提供時間管理培訓。

這陣子看了《成為賈伯斯:天才巨星的挫敗與孕成》,2001年賈伯斯提出了「數位生活中樞」的概念(在342頁),Mac在投影片的正中央,向外延伸出六種產品,包括:數位相機、PDA、DVD播放器、CD隨身聽、數位攝錄影機以及數位音樂播放器(未來的iPod)。

而Mac的角色是管理、編輯及整理這些裝置上的檔案,作為中央資料庫

突然靈機一動,想到我一直在推廣的「無敵星星」(見上圖,簡稱iStar),正可以用「數位工作中樞」的概念來解釋:中樞在正中央,向外延伸出五種資料庫,包括輸出資料的行事曆、行動清單、任務支援資料、任務清單及輸入資訊的收件匣資料庫。

我們需要一個「數位工作中樞」,作為中央資料庫。

首先,我就先來介紹上面五種的資料庫。

行事曆:我們會把重要的約會,某個特定日子要做的重要事情放在行事曆中。甚至更進一步,在一週開始前,把下週的行事曆先規劃好。

任務清單:任務就是需要好幾個下一步行動才可以完成的目標,當有許多個任務時,合起來就會有一個任務的清單,任務清單也是「數位工作中樞」的核心元素,讓我們掌握好手上所有任務,及其下一步行動,並連結任務支援資料。

行動清單:我認為一個行動有三個要素,首先是明確可以行動的行動敘述,其次是有明確的行動日期,最後是標示屬於哪一個任務。我們提到「數位工作中樞」,就是在管理這些行動,放置在合適的地方。

任務支援資料:對一個任務,我們可能有一些規劃,也可以有些相關的文件,統稱為任務支援資料。

收件匣系統:生活及工作有許多電子郵件、文件、記錄、承諾及靈機一閃的想法,需要有合適的收件匣將這些雜事完整捕捉,並放到可靠的收件匣中,並定期加工成行動放到上述iStar資料庫中。

收件匣系統部分,也歡迎參見我之前的文章「提高生產力:建構一個NEED收件匣系統」。

上面的iStar五大類資料庫,就可以組成無敵星星的五個邊角,但是如同文章一開始提到賈伯斯提出了「數位生活中樞」,作為整理不同檔案的中樞。我們也需要「數位工作中樞」。

理想中這個中樞,應該具備以下的條件:

從雜事的收集、加工成行動,組織這些行動。

工具跨越電腦、手機與雲端等不同平臺。

堅固可靠,運作時如行雲流水,使用者甚至沒有感覺工具存在。

我的朋友Ada和大樹,他們用紙筆手帳作為「工具中樞」。以下的幾位朋友,則是用數位工具來建構「數位工作中樞」:

Evernote的,像是知名部落客「電腦玩物」站長Esor。

Doit.im的是李參。

Outlook信箱的是服務於大企業的Murphy,管理近百人團隊。

Trello的是Brian,用來管理200多人的公司。

Asana的是Philo,管理一家小型的貿易公司。

而我和鄒鑫、元譆等朋友,則是慣用OmniFocus作為「數位工作中樞」,用來管理工作中大小的事情。

結語:

之前,我曾在文章中提到FAST原則吃青蛙,我們每天做好吃青蛙及蝌蚪的習慣上篇文章介紹NEED收件匣,我建議大家要能夠往「每日清空收件匣」的目標努力!

今天,我們介紹了「數位工作中樞」,則是要養成「每週檢視」(英文是Weekly Review)的好習慣。

透過「每週檢視」,可以讓我們每週把上面介紹的「無敵星星」五個資料庫,仔細做好清理:

  • 檢視收件匣系統:把自己的實體及數位收件匣徹底清空,加工成行動。
  • 檢視行事曆:看看自己上週的行程,檢討一下,看看自己下週的行事曆,規劃一下。
  • 檢視行動清單:有沒有哪些行動應該在下週儘快執行。
  • 檢視任務清單:決定下週任務的下一步行動,並安排在行事曆中執行。

每週檢視讓我們上緊整個系統的發條,找到整個系統的缺口並採取行動,並用一種鳥瞰(Bird View)的視野來看接下來的一週。

  • 先吃掉那隻青蛙。
  • 每天清空收件匣。
  • 每週檢視無敵星星。

以上這三個習慣,就是我推薦要養成的三個工作好習慣。

 

★ 延伸閱讀:提高生產力:建構一個NEED收件匣系統

★ 本文特色圖片來源:pixabay

★ 責任編輯:Vista Cheng

 

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