提高生產力:建構一個NEED收件匣系統

作者介紹:

本文作者是張永錫先生,目前是時間管理講師。曾向美國時間管理大師大衛.艾倫(David Allen)學習GTD(Getting Things Done)時間管理系統,已經於兩岸舉行40多屆時間管理公開班,並為騰訊、聯發科、Google中國與北京清華大學MBA等知名企業與學術機構提供時間管理培訓。

上週到某企業進行第二個月的讀書會,主題是清空「收件匣」,收件匣就是捕捉各種雜事後存放的地方。

在數位時代,有各種的雜事,例如:跑入腦中的靈感、對他人的承諾、電子郵件、各類的文件、檔案或書籍,自己也會寫下日記,我們需要建立一個系統,完整捕捉對自己有用的雜事。一方面建立各種清單把工作往前推進,另外一方面,要建立資料庫,儲存工作及生活有用的資料。因此有必要建立一個收件匣系統,我逐步發展出一個收件匣系統,通用於大多數的人們,我稱為「NEED收件匣系統」。

N,Note 就是筆記。

E,Email,就是電子郵件。

E,就是E化的文件,例如:網頁資料、PDF等。

D,Diary,也就是日記。

「NEED收件匣系統」可以幫助收集各種雜事,接著加工成行動,搭配我們之前提到的FAST原則每天吃青蛙的習慣,逐步搭建一個滴水不漏的時間管理系統。

1. N,Note 就是筆記。

「我今天的青蛙是完成每週檢視(weekly review),我覺得這一次還不能做到完整的每個高度檢視,因為各個inbox有太多累積的東西,需要開個專案來清理,不過今天還是清空了Notability的手寫記錄,覺得開心。」

今天在Facebook的社團中看到李侑龍分享他清空筆記本的句子,也為他開心。因為,他已經逐步養成清空收件匣的習慣。Notability也是我很喜歡的數位塗鴉筆記,用來捕捉自己的靈感及對他人的承諾。

以前也寫過一篇文章:Apple的軟實力Notability 使用心得分享,還請參考。

李奧納多·達文西是個非常喜歡做筆記的人,他的筆記中,有飛鳥、馬匹的動作素描,有許多機械(甚至是戰爭武器)的設計,也有許多對美學、設計、工程的想法。這也讓我想到,一個善做筆記,並且時時整理的人,自然可以擁有許多的創意,實踐在生活中的許多地方。

2. E,Email,就是電子郵件。

「清空電子郵件的收件匣,當然,那是每天一定要做的。」

說這句話的是好朋友黃鐘毅,他經營一個兩岸知名的部落格「電腦玩物」,也是《Evernote超效率數位筆記術》、《Evernote 100個做筆記的好方法》兩本Evernote專書的作者,和我一樣對於研究生產力的理論及工具樂此不疲。

上週六,我們一起參加一個生產力相關的社群活動,他說了上面這段話,讓人印象深刻。那到底清空電子郵件收件匣有何好處呢?

首先,可以降低壓力,清空收件匣不是「已讀不回」,而是能立刻回的事情立刻回,等下回的信放入行動清單(我是放到OmniFocus中,鐘毅放到Google Tasks中)。

其次,清空收件匣讓我們確認每一封信都看過了,並作放到適當的地方,就算暫時沒辦法回,也不會緊張。

最後,由於收件匣空空的,一有新的信件近來,也能夠立刻判斷如何處理,不會一大堆信件擠在收件匣中,忍不住就去開其他的信件,浪費許多時間。

3. E,就是E化的文件,例如:網頁資料、PDF等。

惠敏法師是時間管理同好郭在民先生研究所的老師,雖然他是位修行人,卻能運用電腦工具來管理新聞、文章與佛典,建立個人的數位資料庫,他用的工具就是Evernote(內地稱為印象筆記)。他說:

在2011年1月,我得知有一種名為Evernote的具備網路服務功能的記事本軟體,已經近乎我夢寐以求的「隨時 when-ever 隨地where-ever」(可以說是名副其實的 ever-note)可以如實地記錄與創作的「阿賴耶識」記事本。

這個他口中「阿賴耶識」(梵文:आलयविज्ञान,ālaya-vijñāna)記事本的神奇工具,可以藉由「筆記夾」與「標籤」的功能管理大量E化的文件,並且可以隨身攜帶,雲端同步,這也是我自己目前建立個人資料庫的工具。

當我們見到重要的網頁和PDF,就要能夠立刻保存,進而逐步建立自己個人資料庫,這樣才能在數位時代當個優秀的知識工作者。

4. D,Diary,也就是日記。

自己是從2006年閱讀日籍作者佐藤傳著作《晨間日記的奇蹟》一書後,開始寫數位日記,到目前已經九年。

基本上,我還是維持晨間日記三大原則,早上寫日記,九宮格寫日記,打字寫日記,放在《億萬富翁為你加薪20%》裡面介紹的「成功日記」加到原來晨間日記模板,每天記下你成功完成的五件事,更讓我長期地養成寫日記的習慣。

我們介紹的前三個收件匣,都是數位的工具,方便大家捕捉冷冰冰的知識及想法,但是晨間日記卻是可以寫下我們和他人的互動及情感,讓生命更加豐富,也確保我們身心更加平衡,也很建議大家養成這個習慣。

結語:

NEED這四個收件匣,幫助我擷取生活中大大小小的事情,讓我心情非常輕鬆,不怕找不到自己收集的東西。

最近參與了一個內觀十日禪修,出來後,也養成每天早上靜坐的習慣,這件事最重要的是讓我內心更加安頓。其實,把雜事放到收件匣系統中也是如此,藉著檢討內心及外界蒐集來的知識庫,才能知道自己學到什麼?有沒有進步。

收集到這些雜事之後,我們還要更進一步,把這些雜事加工成行動,放入行動清單之中,這是我們以後會討論的事情。

 

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★ 本文特色圖片來源:pixabay

★ 責任編輯:Vista Cheng

 

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