TeSA選書 | 台灣眾簡報大師們一致推薦的提案術

本文由今周刊提供,內文出自《日商顧問狂推提案一次就過的技術》,感謝授權TeSA刊登。

編按:

本書作者為KOKUYU(日本第一創意文具店)的工作風格顧問 下地寬也,只要依循作者提出的4步驟(1)套用完美格式(2)提出解決方案(3)找出問題癥結(4)進行資料優化,就能讓自己的提案無往不利,一次通關;適合在公司、社團等組織需要提案的你們。

 

找出問題癥結的原因

在製作提案時,有個提出解決方案的「理想時機點」。要是因為已經找出問題癥結,就想馬上提出解決方案,其實是操之過急。首先應該要搞清楚為什麼會出問題,也就是「探究原因」。
以下以「去年進公司的十個新人裡,一年內就有三個人辭職」為例。
人事部的理想標準是「新人的辭職率一年內不能超過一成」,相較之下實際辭職率高出許多,可見狀況非常不妙。
這時要將問題癥結設定為「新人的辭職率相較於理想標準高達三成」。
不擅長製作資料的人,會緊接在問題後提出解決方案。
「讓新人接受能提升士氣的研習」「引進個別指導制度(指定前輩員工來照顧新人)」「實施新人的懇親會」⋯⋯把所有想得到的解決方案都寫進資料裡。然而,因為尚未探明導致問題癥結的原因,使得致每個解決方案都缺乏說服力。

另一方面,提案能夠一次過關的人,在提出解決方案以前,會先查明導致問題發生的原因,並提出來討論
例如像是提出「新人辭職的主要原因,是上司沒有意識到培養新人的重要性,只給他們單調、無聊的工作」、這樣的調查結果。如此一來,「要求上司擬定培養新人的計畫,讓其意識到自己有培養新人的責任」就成了解決方案。
若不消除真正的原因,即使問題暫時得到解決,也會再度發生同樣的問題。同理可證,若不消除原因—上司沒有意識到培育新人的重要性,就無法從根本上解決問題。

在改善公司內部問題的提案上,主要原因可能都集中在以下八種狀況

1. 規定、標準模稜兩可。
2. 有很多沒效率的業務。
3. 技術、能力不足。
4. 人力、時間不足。
5. 預算不足。
6. 業務的檢查、確認不足。
7. 溝通不足。
8. 責任歸屬不夠明確。

首先,請從這八種狀況中找出造成問題的原因。
深入探討原因,找出解決方案
探究原因的時候,重點就在於要反覆的問「為什麼?」直到找出真正的原因。因為如果一下子就撲向眼前看到的表面問題,就會提出不著邊際的解決方案。
直到能在腦海中描繪出具體的解決方案之前,不斷對原因追根究柢—這就是「探究原因」的技巧。
舉例來說,假設問題是「業務單位的加班時數比公司減少加班的目標多太多了」。探究其原因,立刻發現是業務單位「花太多時間在製作報價單、調度商品上」。要是在這裡就停止追根究柢,解決方案可能會是「增加協助報價、調度商品的業務助理人數」。

然而,工作能力好的人,會一直問「為什麼?」。繼續探究「為什麼報價、調度商品那麼花時間?」這個問題,就能找到別的解決方案。

「報價、調度商品很花時間」

「因為每項商品的價格表都不一樣,得花很多時間才能查出貨號與價格」

「因為沒有全公司統一的價格表細則,研發部門就以自己的規則製作了價格表」

一路挖掘到這裡,已經能看見解決方案是「要製作全公司統一,而且讓業務單位容易看懂的價格表」。只要價格表一目了然,就能毫不遲疑的進行報價、調度商品的作業,進而節省時間。那麼,若說要追根究柢到何種程度才好,最理想的答案是「找出具體的解決方案」。不過現實生活中,只要往下挖掘三至五次即可。
再者,引起問題的原因不見得只有一個。多半都是好幾個原因盤根錯節的結果。以前面「報價、調度商品太花時間」的例子來說明,除了「缺乏全公司統一的價格表」這個原因以外,可能還有「整天都在外面跑業務,即使上午就接到報價的委託,業務助理也會拖到下午才開始作業」等原因。既然如此,或許就會提出「利用智慧型手機的應用程式,讓業務員人在外面也可以對業務助理做出報價、調度商品的指示」等解決方案。
通常無法一次就找到根本的原因。請先把可以想到的原因全部寫下來。然後再以看起來影響層面比較廣的原因為主,繼續往下挖掘。

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★ 責任編輯:Dex
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